探討高效能門禁管理系統設計 降低維運成本

文章出處：http://5052h112.com 作者： 人氣： 發表時間：2013年02月17日

　　摘要：門禁原始需求雖然簡單，但是要精確達到有權限人員可以無礙進出，無權限人員無法進出這個需求，到底需要付出多大的成本?在付出認為的成本后，門禁安全等級又提升了多少? 本文將從降低門禁系統維運成本角度，來探討一個高效能門禁管理系統到底需要哪些功能。

　　與各信息系統自動化鏈接

　　門禁系統的總成本，可分為采購成本與維運成本。采購成本為一次性費用，是企業采購門禁系統的實際價格，此成本明確。而維運成本則為長期性不間斷的費用，也就是企業為了門禁系統持續運作所投入的人力與物力，這對于長期使用門禁的企業而言，經年累月維運成本的累積，會是最大的負擔。

　　一般門禁管理系統的維運成本十分昂貴，需要花費很多人力且數據錯誤百出，門禁安全性極低，產出效果十分有限。

　　因此，門禁管理系統若能與HR系統、簽核系統、考勤系統、企業入口網站等連結(如圖一)，方可發揮門禁管理系統的最大效益，并降低維運成本。

　　而系統之間的鏈接，又以「自動化」為唯一的選擇。系統自動化可降低人為操作，一來減少人員操作成本，二來降低人員操作的錯誤。以下將分述降低維運成本最重要的方法。

　　與HR系統的自動化鏈接

　　當企業有新進人員到職時，人事管理員會將新進員工的人事數據，如：工號、姓名、卡號、部門、職稱、性別等，輸入HR系統。此時，門禁系統應依照新進員工的部門、職稱、性別等數據，自動且實時于到職日，依權限規則開通，讓該員可依權限進出自己的部門及公共區域，也可持卡做考勤刷卡及用餐刷卡。反之，當人事管理員在HR系統中標注此人員離職時，門禁系統應該自動于離職日關閉該離職員工的所有門禁、考勤及用餐權限。

　　與簽核系統的自動化鏈接

　　當人員因為工作需要額外開通某些出入口權限時，會使用企業的門禁申請簽核流程，該流程可能是電子簽核流程。當門禁權限被核可后，門禁系統應該自動且實時開通該員申請的出入口權限。

　　與考勤系統的自動化鏈接

　　刷卡除了作為門禁管制外，一般也作為考勤上下班的打卡依據。傳統上是利用文本文件將考勤刷卡數據以批次方式匯入考勤系統。但此種方法，無法讓管理人員實時掌握員工的出缺勤狀態，無法做到實時管理的效率要求。門禁管理系統應該將考勤刷卡數據實時寫入考勤系統中。

　　與企業入口網站的自動化連結

　　企業內部入口(Por tal)網站，是整合企業內常用的網絡資源。入口網站可以顯示員工最近考勤及用餐刷卡記錄，因為實時搜尋刷卡資料，員工便可以在第一時間做自我考勤管理或反應考勤異常，完全無需人事管理者手動通知。

　　而在高安全區域出入口，員工個人進出密碼可透過企業入口網站，讓員工設定自己的門禁密碼，進而啟用刷卡+密碼的雙重驗證功能。以上與各系統的自動化鏈接，皆是做到既可精準管制人員門禁權限，又能降低管理成本的有效方法。

　　學會建立穩定的系統

　　再者，擁有一套穩定的系統，較不容易發生異常，異常處理成本也會較低。因此，系統必須具有哪些

　　功能，才可以提供穩定的系統呢?以下提供可評估的方法。

　　系統自我健康管理

　　門禁系統是由門禁控制器、線路及管理系統組合的7 × 24系統。門禁管理系統應隨時監視門禁控制器及線路的健康情形，當門禁控制器斷線、故障或是刷卡數據異常時，管理系統應該自動實時的通知管理人員處理，并留下事件記錄。同時，對于門禁系統的錯誤，應提供事件記錄，以利維護人員做診斷異常。

　　線路質量的容錯設計

　　線材、干擾、布線均影響著門禁管理系統與門禁控制器之間的通訊。當線路質量十分惡劣時，管理系統與控制器之間的通訊中斷，自然由人員維修線路。但當線路品質不良，線路斷斷續續時，管理系統還能正常運作，就考驗著門禁系統線路品質的容錯能力。

　　線路質量不良， 導致人員權限數據下載到控制器失敗，管理系統應有自動重新下載機制，以保持門禁控制器中的人員權限正確。管理系統應隨時偵測門禁控制器聯機狀態，當門禁控制器聯機恢復時，自動接續收集刷卡資料，無需人為介入操作。同時，管理系統不應因控制器斷線產生效率不彰的情形。

　　刷卡數據二階段提交的接收機制

　　刷卡數據從刷卡到管理系統經歷過感應讀頭、門禁控制器、線路、最后才到管理系統，任何一個環節閃失都會造成刷卡數據的遺失。門禁系統與控制器之間的刷卡數據接收，應該當管理系統確實將刷卡資料儲存到數據庫后，再下指令將刷卡數據從門禁控制器中移除。

　　另外， 可能因門禁控制器的問題，在控制器內存中有些刷卡資料已經毀損，此時，管理系統收到這些毀損的刷卡數據，應將此類刷卡記錄另外存盤，而非丟棄忽略。丟棄忽略毀損的刷卡數據，也有可能造成刷卡數據丟包的問題。

　　有權卻無法進出的自動修復機制

　　當門禁持卡人發生刷卡無法進出的異常，接著就是找總務人員處理及發牢騷的時間。

　　穩定的系統應可自行排除此問題，以減輕總務人員的負擔，降低維運成本。

　　選購高容量系統

　　最后，隨著企業規模不斷擴大，門禁管理系統規模也會不斷成長。而系統越復雜，越不容易穩定。門禁管理系統對維運成本的影響，也會隨著系統復雜度提高而成倍數成長。

　　企業在選擇門禁管理系統時，應至少考慮未來5年企業成長的需求，選擇高容量的系統。以下提出3點建議：

　　評估系統的效率好壞

　　門禁管理系統的程序架構及設計，影響著門禁效能。雖然我們無法看到程序代碼，但藉由CPU使用率、硬盤使用率、數據庫使用率的高低，還是可以評估出門禁系統的效率好壞。

　　同一功能， 同樣門數、持卡人數、管理者數，系統使用的CPU及硬碟使用率，大致反映出系統效率。低效率管理系統，需要較高的硬體規格方可達到相同執行速度。同時，低效率管理系統會讓硬件保持高使用率，容易讓硬設備毀損，尤其是硬盤的傷害。

　　支持原生64位系統

　　64位操作系統搭配原生支持64位的門禁管理系統，可以使用超過4G的內存，管理系統可支持的門禁控制器數量將大為提升。同時，64位的數據庫系統效能也遠高于32位數據庫系統。

　　系統的使用實績

　　門禁管理系統的容量限制， 很難從規格或操作接口上得知。若想知道數據是在多少門或是多少臺門禁控制器下，該管理系統依然可以穩定的運作，可能要從管理系統的實際使用案例中，去推估其容量限制。若考慮容量因素時，系統實際使用案例的參考就十分重要。

　　門禁管理高效能很重要

　　由于信息技術、硬件技術、用戶規模、商業模式的改變，讓門禁功能有了新的定義。本文只是先初步提出門禁管理系統應具備的功能，希望降低門禁管理系統的維運成本，藉以建構出高效能的門禁管理系統功能，讓門禁管理可以被妥善應用。未來在實務操作時，建議工程商還必須將個別企業對門禁功能需求的差異考慮進去，以便為客戶提供更細致的功能設計。