表格化管理在公司中的重要性

文章出處：http://5052h112.com 作者：王新峰 人氣： 發(fā)表時(shí)間：2009年07月31日

表格化管理在公司中的重要性

我們的公司主管在管理中都不太注重利用表格，都嫌麻煩。因?yàn)槭紫纫贫ㄒ粡埍砀瘢€要打印，打印出來后還要填寫，填寫完了還要檢查，檢查完了還要存檔。

12年前我在海爾公司河南營(yíng)銷中心的時(shí)候，就發(fā)現(xiàn)他們的行政人員每天要填寫幾十種表格，包括當(dāng)天的銷售額、銷售數(shù)量、庫(kù)存等基本的數(shù)據(jù)，還包括對(duì)這些數(shù)據(jù)的分析。當(dāng)時(shí)，我并沒有參與這些表格的填寫，但感覺到填寫這么多表格肯定很麻煩，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)都是要當(dāng)天統(tǒng)計(jì)出來，還不能出錯(cuò)。如果填寫錯(cuò)誤，相關(guān)人員就會(huì)受到處罰。每天這些表格要在規(guī)定的時(shí)間傳真到青島總部。估計(jì)現(xiàn)在海爾填的表格會(huì)少些了，因?yàn)楝F(xiàn)在都用ERP了。

但是像我們這樣的小型公司，使用ERP不太現(xiàn)實(shí)。但如果再我們的工作中使用各種表格，會(huì)使我們的管理更加科學(xué)化、條理化，更容易發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，可以統(tǒng)計(jì)出我們的工作量，每個(gè)員工的工作分配是否合理以及工作的效率是否達(dá)到公司要求的水平。

例如，我們?cè)阡N售部門推行的表格，可以統(tǒng)計(jì)出每個(gè)銷售人員每天開發(fā)新客戶、回訪老客戶的數(shù)量，但還不夠詳細(xì)，如果能統(tǒng)計(jì)出每個(gè)電話所花費(fèi)的時(shí)間就會(huì)更有價(jià)值。一天兩天是看不出什么問題的，但時(shí)間久了，我們就可以發(fā)現(xiàn)那些優(yōu)秀的銷售人員在客戶開發(fā)上所花費(fèi)的時(shí)間、精力，以及開發(fā)一個(gè)客戶所用的時(shí)間，開發(fā)多少新客戶才會(huì)成交一個(gè)客戶。通過這些表格，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)業(yè)績(jī)不好的人員和優(yōu)秀銷售人員之間的差別，這樣我們就可以有針對(duì)性的提高每個(gè)人的業(yè)績(jī)。讓業(yè)績(jī)不好的人也找到自己工作的不足。

表格還可以使我們的工作更加流程化，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤后無法有效的找到責(zé)任人。因?yàn)槊總€(gè)工作都是一個(gè)個(gè)流程組成的，這些流程是有不同的人、不同的部門來完成的。如果某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，可以在表格上反映出來，可以通過表格查找出錯(cuò)環(huán)節(jié)。如果沒了表格，我們根本無從查找，這樣的問題在公司已經(jīng)出現(xiàn)過多次。